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職務経歴書とは？履歴書との違いを理解しよう
転職活動を始めると、「職務経歴書を準備してください」と言われることがあります。しかし、初めて転職する方にとっては、「履歴書と何が違うの？」「何を書けばいいの？」と迷うこともあるでしょう。
職務経歴書は、これまで経験してきた仕事の内容や身につけたスキル、実績などを詳しく伝えるための書類です。
一方、履歴書は氏名や住所、学歴、職歴、資格、志望動機など、応募者の基本的な情報を確認するための書類です。
職務経歴書では、これまでどのような仕事を担当し、どのような経験を積んできたのかを具体的に整理することがポイントになります。
この記事では、転職初心者の方に向けて、職務経歴書の基本的な書き方や記載する項目、作成するときの注意点についてわかりやすく解説します。
職務経歴書に決まった形式はある？
職務経歴書には履歴書のように全国共通の決まった様式があるわけではありません。
これまでの職歴や応募する職種などに合わせて、自分の経験をわかりやすく整理することが大切です。
代表的な形式としては、職歴を時系列でまとめる「編年体形式」や、仕事内容・経験・スキルなどを中心にまとめる「キャリア式」などがあります。
編年体形式
編年体形式は、これまでの職歴を古いものから新しいものへ、時系列に沿って記載する方法です。
勤務した会社や担当業務を順番に整理できるため、初めて職務経歴書を作成する方にも比較的使いやすい形式です。
キャリア式
キャリア式は、勤務した会社ごとではなく、経験した業務や職種、身につけたスキルなどを中心に整理する方法です。
転職回数が多い方や、複数の職種を経験している方などは、自分の経験をまとめやすい場合があります。
職務経歴書に記載する基本的な項目
職務経歴書を作成するときは、次のような項目を整理しておくとよいでしょう。
- 日付・氏名
- 職務要約
- 職務経歴
- 担当業務
- 実績・成果
- 保有資格・スキル
- 自己PR
応募先から指定された形式や記載項目がある場合は、その指示を優先しましょう。
日付と氏名を記載する
職務経歴書の最初には、作成日や提出日、氏名などを記載します。
日付については、応募先への提出日などに合わせて記載し、履歴書と日付が大きく異ならないよう確認しましょう。
氏名や連絡先などを記載する形式の場合は、入力ミスがないかも確認します。
職務要約の書き方
職務要約は、これまでの仕事の経験を短くまとめる項目です。
採用担当者が職務経歴書を見たときに、これまでどのような仕事をしてきたのかを把握しやすいように整理しましょう。
職務要約に入れたい内容
- これまで経験した職種
- 主な仕事内容
- 担当してきた業務
- 経験年数
- 身につけたスキル
長い文章を書く必要はありません。これまでのキャリアの全体像が伝わるように、要点を整理することを意識しましょう。
たとえば営業職を経験してきた場合は、「営業職として何年間勤務し、どのような顧客を担当してきたのか」といった内容を簡潔にまとめることができます。
職務経歴の書き方
職務経歴書の中心となるのが、これまでの職務経歴です。
勤務先の会社名だけを記載するのではなく、どのような仕事を担当してきたのかを具体的に整理しましょう。
会社ごとに情報を整理する
編年体形式で作成する場合は、会社ごとに次のような情報を整理すると書きやすくなります。
- 会社名
- 在籍期間
- 事業内容
- 所属部署
- 役職
- 担当した業務
- 実績や成果
すべての項目を必ず記載する必要があるわけではありません。応募先の仕事内容に関係する情報を中心に、わかりやすくまとめましょう。
担当業務は具体的に書く
「営業を担当」「事務を担当」のように一言だけで終わらせるよりも、具体的な仕事内容を整理したほうが、これまでの経験を伝えやすくなります。
仕事内容を箇条書きにする
たとえば事務職であれば、次のような形で担当業務を整理できます。
- 電話・メール対応
- 資料作成
- データ入力
- 書類管理
- 社内外とのスケジュール調整
営業職の場合も、顧客対応、新規開拓、既存顧客へのフォロー、見積書作成など、自分が実際に担当してきた業務を具体的に書き出してみましょう。
使用したソフトや業務システムなどがある場合は、それらを記載する方法もあります。
実績や成果を書くときのポイント
職務経歴書では、これまでの実績や成果を記載できる場合があります。
実績を書くときは、「何をしたか」だけではなく、「どのような工夫をしたのか」「どのような結果につながったのか」まで整理してみましょう。
数字で表せる実績は具体的にする
売上、担当顧客数、業務件数、作業時間など、数字で表せる実績がある場合は具体的な数字を使うことで、内容を整理しやすくなります。
ただし、すべての仕事に数字で表せる実績があるとは限りません。
数字で説明するのが難しい場合は、業務上で工夫したことや、周囲と協力して取り組んだことなどを具体的に記載してもよいでしょう。
資格やスキルを記載する
これまで取得した資格や、仕事で身につけたスキルについても整理しておきましょう。
資格については、履歴書と同じように正式名称を確認して記載します。
仕事で使用したツールも整理する
パソコンを使う仕事の場合は、使用経験のあるソフトやツールなどを記載する方法があります。
たとえば、WordやExcelなどのオフィスソフト、業務管理システム、会計ソフトなど、実際に仕事で使用したものを整理してみましょう。
特定のソフトについて詳しい操作経験がある場合は、どのような業務で使用していたのかまで説明すると、自分の経験を伝えやすくなります。
自己PRの書き方
自己PRでは、これまでの仕事を通して身につけた強みや経験を整理します。
「責任感があります」「コミュニケーション能力があります」といった言葉だけで終わらせず、それを裏付ける具体的な経験を考えてみましょう。
「強み＋経験」で考える
たとえば、「計画性」を強みとして伝えたい場合、実際の仕事でどのように計画を立て、業務を進めてきたのかを整理します。
また、「顧客対応を丁寧に行ってきた」「チーム内で情報共有を意識していた」など、日常の仕事の中で取り組んできたことも自己PRを考える材料になります。
応募先の仕事内容を確認したうえで、自分の経験の中から関連する強みを選ぶと、自己PRをまとめやすくなります。
未経験の職種に応募するときの職務経歴書
未経験の職種へ転職する場合でも、これまでの経験を職務経歴書に記載することは重要です。
希望する職種と直接関係がないように思える経験でも、仕事の進め方やコミュニケーション、パソコン操作、顧客対応など、別の仕事にも活かせる経験が見つかる場合があります。
経験の共通点を探してみる
まずはこれまで担当してきた業務を書き出し、その中から応募先でも活かせそうな経験を探してみましょう。
たとえば販売職から事務職へ転職する場合、顧客対応の経験、商品管理、パソコンを使った業務など、これまでの仕事で培った経験を整理できます。
未経験だからといって、これまでの職歴を簡単に済ませるのではなく、どのような経験を積んできたのかを具体的に伝えることが大切です。
職務経歴書を作成するときの注意点
職務経歴書を作成するときは、内容だけでなく、読みやすさや正確さにも注意しましょう。
誤字脱字を確認する
会社名、部署名、資格名、仕事内容などに間違いがないか確認します。
特に会社名や資格名は略称ではなく、正式名称を確認して記載しましょう。
情報を詰め込みすぎない
これまでの経験をすべて詳しく書こうとすると、文章が長くなり、重要な情報がわかりにくくなることがあります。
応募先の仕事内容に関連する経験を中心に、必要な情報を整理して記載しましょう。
応募先に合わせて内容を見直す
複数の企業へ応募する場合は、職務経歴書の内容をそのまま使い回すのではなく、応募先の仕事内容に合わせて見直す方法もあります。
企業が求めている経験やスキルと、自分の職歴の中にある関連する経験を整理しておくと、内容を調整しやすくなります。
職務経歴書の提出前に確認したいチェックリスト
完成した職務経歴書は、提出する前に一度全体を確認しましょう。
- 氏名や日付に間違いがない
- 職歴の年月に間違いがない
- 会社名を正式名称で記載している
- 担当業務を具体的に記載している
- 応募先に関連する経験を整理している
- 資格名や取得年月を確認している
- 自己PRに具体的な経験を入れている
- 誤字脱字がない
- 記載内容に矛盾がない
- 指定された提出方法や形式を確認している
履歴書と一緒に提出する場合は、職歴や資格などの内容に食い違いがないかも確認しておきましょう。
職務経歴書は自分の経験を整理する機会にもなる
職務経歴書を作成することは、応募先に自分の経験を伝えるだけでなく、これまでのキャリアを振り返る機会にもなります。
実際に書き始めると、「これまで意識していなかったけれど、こんな仕事も担当していた」「この業務は別の仕事でも活かせそう」といった発見があるかもしれません。
転職先を探す前に職務経歴書の材料を整理しておくと、自分がどのような仕事を経験してきたのかを改めて確認できます。
その経験をもとに、今後どのような仕事をしたいのか、どのようなスキルを身につけたいのかを考えてみるのもよいでしょう。
まとめ
職務経歴書は、これまで経験してきた仕事内容や身につけたスキル、実績などを詳しく伝えるための書類です。
初めて作成する場合は、まずこれまでの勤務先や担当業務を時系列で整理し、その後に職務要約、実績、資格、スキル、自己PRなどをまとめていくと作成しやすくなります。
特に重要なのは、「どのような仕事をしてきたのか」を具体的に記載することです。職種名だけではなく、担当した業務や使用したツール、仕事の中で工夫したことなども整理してみましょう。
また、未経験の職種へ応募する場合でも、これまでの経験の中から応募先で活かせそうな知識やスキルを探すことができます。
完成後は誤字脱字や職歴の年月、会社名、資格名などを確認し、履歴書と内容に矛盾がないかもチェックしましょう。
職務経歴書は、これまでのキャリアを整理し、これからの仕事について考えるきっかけにもなります。まずはこれまで担当してきた仕事を一つずつ書き出すところから始めてみましょう。
